從“見面”開始 群碩“友約友會”打造數字化改革完美開端

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“友約友會”小程序于2019年9月份推出,主打訪客到訪企業的整個流程管理,它與辦公聯合創新平臺一起構成了群碩軟件智能訪客管理系統,既為企業提供高效的訪客管理手段,同時也為訪客提供便捷快速的到訪體驗。

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在數字化時代,越來越多的企業開始重新思考并設計原來的運作模式,以尋求企業自身的降本增效與提升在數字化浪潮中的競爭力。“友約友會”便從企業與訪客的角度出發,分別對企業的訪客管理、客戶的智慧通行與企業與訪客的互動進行了重新定義,從而創造企業數字化改革的一個完美開端。

01?企業:訪客管理是痛點

傳統的企業訪客管理存在諸多問題,如訪客信息需要人力登記,訪客填表造成紙張浪費,信息真偽無從查證;行政管理復雜訪客需專人引導,還要開通訪客權限,人離去還要刪除權限;分散型集團用戶信息管理麻煩,后期整理訪客報表更是費事費力。

“友約友會”由辦公聯合創新平臺支持,全面實現數據云化,可以達成整個集團各分部數據共享及集中管理。

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通過群碩軟件智能訪客管理系統,直接將“友約友會”小程序信息讀入系統內,它支持WEB、PAD、手機多端操作,各個平臺數據統一管理。

這其中包括訪客信息、預約信息、自助登記信息(包括訪客個人信息與人臉識別拍照記錄等)、被訪人信息、會議記錄信息、各個出入口信息等,而且企業也可以按照自身的需要,設定各種查詢條件,對以往的登記數據進行快速檢索與數據統計功能。

同時在功能方面,群碩軟件智能訪客管理系統是可在多平臺實行,它支持行政管理方面的權限管理功能、黑白名單管理功能、對接人證核驗閘機功能、多個出入口實時共享信息、出門注銷功能等。而且群碩軟件智能訪客管理系統數據存儲功能強大,保證數據不遺失、不泄露。這無疑極大提高了企業效率與數據安全性。

02?訪客:如何做到智慧通行?

傳統的訪客拜訪企業形式也亟需改善,訪客到訪通常需要筆紙填寫資料,需要排隊等候,需要企業專人來引導,還需要前臺提供訪客證或者二維碼才能通行。而有的企業雖然已經使用上了訪客系統,卻又操作復雜,流程繁瑣,還需人員在旁邊指導使用,完全浪費人力,也給拜訪者留下不好的印象。

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“友約友會”小程序則是簡單明了,即使不懂計算機的人也能熟練使用本軟件,完成業務處理。它對到訪流程重新設計,訪客來訪時進行登記,并按規定登記、提供訪客憑證給來訪者。訪客從不同出入口進出,登記點之間信息可共享,實現訪客進入與離開一一對應管理。而被訪人可將本單位本人的近期訪客來訪計劃預先錄入在系統中,方便訪客登記點預先安排接待工作。當有被訪人預約訪客來訪,可提供有針對性的個性化服務。

03?企業與訪客的互動:社區活動

“友約友會”創新性的提供了一個企業與訪客進行互動的社區,企業可在社區中發布各種活動,如企業組織企業業務對外宣講活動,訪客可參與了解公司業務帶來的創新與改變;如多個企業聯合組織一個小型沙龍,促進企業間的交流與業務的轉化,訪客用戶可選擇參與進行。

而訪客在個人主頁中也可以看到個人對外的信息,如過去的到訪記錄、對到訪企業的評價,參與過的活動等,當然這些用戶也可選擇性地對外公開或者隱藏這些信息。

04?總結

當然,“友約友會”只是企業數字化變革中的一環,就如同它的名字,這只是一個“見面”。企業也可將群碩智能訪客管理系統不同型號產品可以單獨或混合應用,從而在企業內打造一個更大的數字化體系。未來,群碩還將繼續發力數字化轉型領域,為企業提供更加高效、即時、優質的企業數字化變革服務。